Что такое среднесписочная численность работников и как её считать

Российские организации и ИП сдают отчеты в налоговую, Социальный фонд и Росстат. Один из показателей в отчетах — среднесписочная численность сотрудников. Если неправильно ее рассчитать или вовремя не сообщить ведомствам, бизнес оштрафуют и заблокируют расчетный счет. В этой статье расскажем, как избежать ошибок.

Что такое среднесписочная численность работников и зачем она нужна

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — среднее количество сотрудников, которые работали в компании за период: месяц, квартал, год. 

По среднесписочной численности ФНС оценивает финансовое состояние организаций и определяет размер налога на имущество. В некоторых регионах назначают более высокие ставки компаниям, у которых ССЧ работников превышает порог — как правило, 100 человек.

Например, юрлицо из Москвы заплатит налог на имущество по ставке 1,5%, если в нем работает до 100 человек. И по ставке 2,5%, если численность персонала больше 100.

Налоговые инспекторы с помощью ССЧ контролируют, правильно ли бизнес рассчитывает зарплату и уплачивает социальные налоги. Например, НДФЛ и взносы на социальное страхование.

Скажем, компания заплатила взносы за 50 сотрудников, а ССЧ показывает, что в ней работало 60 человек. Налоговый инспектор заметит несоответствие, и организация доплатит взносы за 10 сотрудников.

Организации считают ССЧ, чтобы управлять персоналом и затратами на оплату труда, планировать бюджет, рассчитывать социальные выплаты и страховые взносы.

Директор заметит: среднесписочная численность работников увеличивается, а прибыль не растет. Возможно, нужно сокращать штат.

Наконец, Росстат использует среднесписочную численность работников в исследованиях. Например, чтобы анализировать динамику трудового потенциала организаций. 

Каких работников учитывают в ССЧ

В среднесписочной численности учитывают сотрудников, которые работают по трудовому договору. В том числе работников на больничном, в командировке или отпуске, сезонных рабочих. Но только тех, кто отработал больше одного дня.

В ССЧ не учитывают: 

  • внешних совместителей;
  • работников по ГПХ;
  • женщин в декретном отпуске по беременности и родам;
  • собственников организации, если они не получают зарплату;
  • сотрудников в отпусках в связи с усыновлением ребенка из роддома, а также в отпусках по уходу за ребенком. Исключение — те, кто работает неполный рабочий день или дома и сохраняет право на пособие по государственному социальному страхованию;
  • учащихся в образовательных учреждениях, которые были в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты;
  • работников, которые были в отпуске без содержания, когда сдавали вступительные экзамены в образовательные учреждения.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Чтобы рассчитать ССЧ за любой период, сначала считают показатель за месяц. Для этого складывают числящихся сотрудников за каждый календарный день и делят полученную сумму на число календарных дней в месяце. Такую методику расчета среднесписочной численности утвердили Приказом Росстата.

Количество сотрудников за день берут из табеля учета использования рабочего времени

Число сотрудников в праздничные и выходные дни приравнивают к показателю предшествующего рабочего дня. При этом уволенного в пятницу сотрудника не учитывают в ССЧ с субботы. 

Например, в компании работает 16 человек, но в пятницу уволили одного сотрудника. Количество работников для расчёта среднесписочной численности до пятницы — 16 человек, а с субботы — 15. 

Результат не округляют до целого числа, оставляют до двух знаков после запятой

Сотрудников, которые работали неполный рабочий день, учитывают в ССЧ пропорционально отработанному времени. Исключение — те, кто работал неполный рабочий день по инициативе работодателя. Их учитывают в ССЧ как целые единицы.

Зная среднесписочную численность за месяц, можно рассчитать показатель за любой период. Например, за год или квартал. Достаточно сложить ССЧ и поделить на число месяцев в периоде.

Кому нужно считать среднесписочную численность персонала

Среднесписочную численность работников рассчитывают:

  • ИП, у которых оформлены сотрудники;
  • все организации. Даже если в компании числится только генеральный директор, все равно придется указать ССЧ в отчетах.

Когда и в каких отчетах сдавать ССЧ 

Данные о среднесписочной численности работников указывают в отчетах для ФНС, Росстата и Социального фонда России.

В Социальный фонд России — в разделе №2 формы ЕФС-1 для учета страховых взносов. Форму сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января.

В отчете указывают среднесписочную численность за период с начала года. То есть ЕФС-1 второго квартала включает ССЧ за полгода, третьего — ССЧ за 9 месяцев, четвертого — за год.

ССЧ вносят в раздел №2 отчета ЕФС-1

Если не сдать отчет вовремя, компанию оштрафуют в соответствии с ФЗ-27. За каждый месяц просрочки — на 5% от начислений за последние три месяца в отчете. Не менее 1000 ₽ и не более 30% от суммы взносов.

В налоговую — в расчете по страховым взносам (РСВ). Форму сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Указывают ССЧ с начала года.

За каждый месяц просрочки бизнес оштрафуют по ст. 119 НК РФ — на 5% от начислений за последние три месяца в отчете. Все, как с формой ЕФС-1.

За задержку на 20 рабочих дней налоговая заблокирует расчетный счет.

Например, ООО «Ромашка» не сдала отчёт за первый квартал ни в апреле, ни в мае. Общая сумма взносов по двум отчетам — 40 000 ₽. Налоговая оштрафует компанию на 2000 ₽ и заблокирует расчетный счет. В результате ООО «Ромашка» не сможет рассчитываться с заказчиками и получать прибыль. 

Данные вносят в форму КНД 1151111

В Росстат — в форме П-4. Форму сдают ежемесячно — до 15 числа месяца, который следует за отчетным периодом:

  • организации и ИП, у которых в течение предыдущих двух лет ССЧ превышает 15 человек, а выручка — 800 млн ₽;
  • бизнес, который владеет лицензиями на добычу полезных ископаемых;
  • бизнес, который зарегистрировали или реорганизовали в текущем или предыдущем году.

Компании и предприниматели, у которых в течение предыдущих двух лет ССЧ не превышает 15 человек, а выручка — 800 млн ₽, сдают форму раз в квартал. Сроки аналогичные — до 15 числа месяца, который следует за отчетным периодом.

Данные вносят в форму № П-4 — в столбец №2 графы «Средняя численность работников»

Если не сдать отчет вовремя, бизнес оштрафуют:

  • ИП — на 10—20 тыс. ₽ (30—50 тыс. ₽ при повторном нарушении);
  • юрлица — на 20—70 тыс. ₽ (100—150 тыс. ₽ при повторном нарушении).

Зачем знать ССЧ контрагента

Перед тем как подписать договор с контрагентом, организацию или ИП проверяют на благонадежность. Иначе есть риск отдать деньги мошеннику или банкроту.

При проверке полезно посмотреть на число сотрудников в компании. Чем их больше, тем надежнее контрагент при прочих равных. Фирма-однодневка вряд ли будет трудоустраивать сотню человек.

Как узнать ССЧ контрагента

API-метод «Дадаты» «Организация по ИНН» подскажет ССЧ контрагента — достаточно знать ИНН или наименование подрядчика. Информацию метод возьмет из справочника ФНС «Сведения о среднесписочной численности работников». Вернет в поле employee_count на «Максимальном» тарифе:

Вместе с ССЧ «Дадата» вернет еще 200 строк информации о партнере. Например, реквизиты, учредителей, режим налогообложения, доходы и расходы

Чтобы использовать API-метод «Организация по ИНН», нужно зарегистрироваться в «Дадате». После регистрации сервис будет работать в демо-версии — на бесплатном тарифе. Его достаточно, чтобы спокойно все настроить и протестировать.

Запомнить, чтобы не получить штраф

Компании и ИП указывают ССЧ работников в трех отчетах:  
  1. По форме ЕФС-1 в Социальный фонд России — ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Штраф за задержку — 5% от начислений за последние три месяца в отчете. Если просрочить дедлайн на 20 рабочих дней, налоговая может заблокировать расчетный счет.
  2. По форме КНД 1151111 в ФНС — ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Штраф за задержку — 5% от начислений за последние три месяца в отчете. Если просрочить дедлайн на 20 рабочих дней, налоговая может заблокировать расчетный счет.
  3. По форме №П-4 в Росстат — ежемесячно или ежеквартально. Штрафы за задержку — до 20 тыс. ₽ для ИП и до 70 тыс. ₽ для организаций.

Главное за месяц
у вас на почте

Раз в месяц пришлем на почту лучшие статьи блога и главные обновления «Дадаты». Так вы не пропустите ничего важного. Без спама.
Читайте статьи там, где удобно

Статьи по теме

Что такое код ОКОПФ

Основы

Что такое код ОКОПФ

Код ОКОПФ помогает однозначно определить организационно-правовую форму бизнеса. В этой статье расскажем, где взять реквизит и как использовать.