OkoCRM с помощью «Дадаты» автоматизировали подготовку документов. Это фича для пользователей

OkoCRM — CRM-система для отделов продаж. Там заводят карточки лидов, перемещают их между этапами сделки, звонят и отправляют рассылки, готовят документы. Ежедневно 6155 компаний в OkoCRM создают 41 000 сделок. 

В OkoCRM внедрили два сервиса «Дадаты»: «Организация по ИНН» и «Банк по БИК». Инструменты работают по API, интеграцию написали разработчики OkoCRM за один рабочий день. В этой статье расскажем, зачем «Дадата» понадобилась в CRM и как теперь все устроено.

Задача: автоматизировать работу с документами у компаний, занятых в B2B-продажах

OkoCRM используют компании, которые работают в B2B. Например, банки, рекрутинговые и рекламные агентства, бухгалтерии на аутсорсе. То есть бизнесы, которые продают товары и предоставляют услуги другим бизнесам, а не только физлицам. 

Сделки в B2B сопровождают документами: договорами, счетами, актами, приложениями и дополнительными соглашениями. 

Менеджеры по продажам готовят документы — часто вручную. Например, чтобы составить договор, продавец: 

  • ищет подходящий шаблон на диске или в почте;
  • ищет реквизиты клиента: полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юр.адрес, ФИО директора;
  • ищет реквизиты банка, который обслуживает клиента: полное наименование, БИК и корр. счет;
  • копипастит реквизиты компании и банка в шаблон;
  • меняет предмет и условия сделки.

В OkoCRM уже частично автоматизировали процесс подготовки документа. 

1. Менеджеры хранят шаблоны документов прямо в CRM. Не нужно искать документы на диске и в переписках. Достаточно выбрать шаблон из списка — и OkoCRM создаст новый договор на его основе:

2. CRM автоматически подставит в документ данные из карточки компании. Для этого в тексте шаблона указывают переменные — специальные теги вида ${cf_180}. Свой тег для каждого поля из карточки.

Например, вместо ${cf_67} в договоре появится ИНН компании, а вместо ${cf_73} — ФИО директора.

В шаблоне — теги. В итоговом документе — реальные реквизиты компании

В процессе подготовки документа оставалась ручная часть — поиск реквизитов. Продавцам все еще приходилось искать сведения о компаниях и банках. Только подставляли информацию теперь не в шаблон договора, а в карточку компании в CRM. В результате документы готовили часами, в договоры попадали ошибки, сделки затягивались.

Скажем, менеджер случайно подставил ИНН организации в поле «КПП» — в карточке компании. Ошибка из OkoCRM перекочует в договор, и клиент его не подпишет. Придется переделывать документы и вновь отправлять на согласование.

В OkoCRM решили автоматизировать поиск реквизитов. Сделать так, чтобы реквизиты компаний и банков сами появлялись в карточках организаций.

Решение: с помощью «Дадаты» подтягивать реквизиты компаний и банков в документы

В OkoCRM внедрили два инструмента «Дадаты»:

  • «Организацию по ИНН». Инструмент принимает на вход ИНН компании или ИП. В ответ присылает реквизиты из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и сведения, доступные в официальных источниках. Например, доходы и расходы юрлица;
  • «Банк по БИК». Инструмент принимает на вход БИК, а в ответ присылает реквизиты банка из Справочника БИК Банка России.

Сервисы работают в полях «ИНН» и «БИК» карточки клиента — по API. Вот как устроена техническая сторона интеграции:

  1. Как только менеджер по продажам вводит ИНН компании в поле «ИНН», CRM отправляет запрос к «Дадате». Мол, пришли реквизиты юрлица с этим идентификационным номером.
  2. «Дадата» находит компанию с заданным ИНН и присылает сведения о ней — 200 строк информации.
  3. Специальный скрипт отбирает реквизиты в списке сведений и подставляет в соответствующие поля в карточке клиента.

Благодаря интеграции продавцы готовят документы быстрее и не делают обидных ошибок. Достаточно указать ИНН юрлица и БИК банка — и правильные реквизиты сами появятся в правильных полях:

Указываешь ИНН — получаешь полное название компании, ФИО руководителя, юр. адрес, КПП, ОГРН
Указываешь БИК — и в карточке заполнены наименование и корр. счет банка

Сколько стоит

Пользователи OkoCRM не платят за интеграцию, только за использование «Дадаты». И то, если нужны реквизиты более 10 000 компаний и банков в день. При меньших объемах «Дадата» работает бесплатно.

Чтобы интеграция заработала в OkoCRM, достаточно зарегистрироваться в «Дадате», скопировать API-ключ из личного кабинета и прописать его в настройках CRM:

Читайте подробную инструкцию в базе знаний OkoCRM

Не пропускайте важные материалы

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. А еще даём знать о новых фичах и срочных новостях. Например, напишем, если налоговая потеряет данные по организациям в свежей выгрузке или API «Дадаты» перестанет отвечать.

Подпишитесь на рассылку

Раз в месяц присылаем на почту новые статьи из блога и обновления сервисов «Дадаты». Не тревожим без повода и не шлем спам.