Интеграция «Дадаты» в «Комбинатор»: как готовить договоры без ошибок и в 10 раз быстрее
«Комбинатор» — платформа, которая ускоряет работу с типовыми документами. Там, например, создают, хранят и согласовывают договоры. Освобождая при этом сотрудников компании от рутинных операций, страхуя от ошибок и ускоряя документооборот.
В «Комбинатор» внедрили три варианта «Подсказок» «Дадаты»:
Теперь «Дадата» быстро находит адреса, реквизиты компаний и банков, а «Комбинатор» автоматически подставляет их в правильные места документа. В результате менеджеры по продажам, предприниматели, риэлторы, турагенты и юристы составляют договоры за минуты. И с первого раза закрывают сделки.
Менеджеры по продажам готовят документы часами и теряют клиентов из-за опечаток в договорах
Представьте организацию, которая заключает десятки договоров в день. Например, банк, в котором оформляют выдают кредиты. Или риэлтерское агентство, где оформляют сделки по купле-продаже недвижимости.
Документы обычно готовят менеджеры, которые ведут сделку. Часто все делают вручную, в текстовом редакторе: Word или Google Docs.
Допустим, нужно составить договор аренды. Риэлтор возьмет аналогичный договор с другим клиентом в качестве шаблона, отредактирует и выдаст на подпись арендатору и арендодателю. Либо возьмет шаблон договора, который заранее подготовят юристы.
Кажется, все просто: заменил несколько абзацев в тексте договора — и новый документ готов.
На деле же договоры согласуют неделями, сделки откладываются или срываются, приходится переподписывать документы. Так происходит по двум причинам.
1. Менеджеры часами собирают первичные версии договоров. Например, чтобы оформить сделку по аренде недвижимости, риэлтор:
- ищет шаблон договора;
- ищет реквизиты организации и ее банка;
- ищет сведения об объекте недвижимости — адрес, площадь, кадастровый номер;
- вставляют реквизиты и сведения о помещении в договор — везде, где они предусмотрены;
- копируют согласованные условия сделки из CRM или ERP;
- заменяют ФИО людей, которые подписывают договор от лица организаций. При этом следят, чтобы имена и фамилии фигурировали в правильных падежах.
2. Из-за обилия ручных действий менеджеры часто ошибаются. Например, пропускают буквы в наименованиях контрагентов, путают цифры в ИНН, подставляют ФИО руководителей в неправильных падежах. В результате документы оказываются недействительными, и компании теряют клиентов.
Менеджер привезет на встречу документ с ошибками — такой нельзя подписывать. Теперь встреча не имеет смысла, сделку откладывают или отменяют.
Или же договор подписывают и уже спустя время замечают опечатку. Тогда менеджер теряет время: приходится заново готовить документы и переподписывать их со сторонами сделки.
Юристы вычитывают договоры за менеджерами, но пропускают ошибки. Даже опытный специалист не заметит опечатку в десятом подряд документе на 50 страниц.
«Комбинатор» ускоряет работу с документами и снижает риск ошибок
В «Комбинаторе» тоже используют шаблоны договоров — только не текстовые файлы в «Гуглдоке», а интерактивные анкеты с вопросами. Менеджеру достаточно ответить на вопросы в форме, и «Комбинатор» автоматически подставит ответы в нужные места документа. Так быстрее, чем копировать реквизиты и условия из одного договора в другой.
Благодаря интерактивным шаблонам менеджеры не ошибаются в формулировках и падежах, поэтому юристам не приходится вычитывать документ до буквы. В результате договоры быстрее согласовывают, а значит, быстрее закрывают сделки.
Например, юрист предусмотрел в шаблоне, что после слов «в лице» нужно написать должность и ФИО руководителя в родительном падеже. Когда менеджер введет имя и должность, «Комбинатор» автоматически просклоняет компоненты — «в лице генерального директора Ивана Ивановича Иванова»:
С «Дадатой» клиенты «Комбинатора» заполняют документы еще быстрее и без опечаток
В «Комбинаторе» заработали «Подсказки» «Дадаты». Теперь, например, риэлтор указывает в анкете наименование или ИНН организаций, и «Дадата» находит реквизиты сторон сделки. «Комбинатор» же автоматически расставляет реквизиты в правильных местах документа.
Пользователям доступны три варианта «Подсказок».
1. По организациям — чтобы заполнить блок с реквизитами контрагента. «Дадата» по ИНН, наименованию или ОГРН подтягивает информацию о контрагенте из ЕГРЮЛ или ЕГРИП:
2. По банкам — чтобы заполнить платежные данные контрагента. По любому из идентификаторов — наименованию, БИК, SWIFT, ИНН — «Дадата» находит информацию о банке: реквизиты, корреспондентский счёт и адрес. Сведения берет в Справочнике БИК Банка России.
3. По адресам — для договоров по сделкам с недвижимостью. «Дадата» находит информацию об адресе в ГАР — справочнике адресов налоговой. «Комбинатор» подставляет в документ адрес, индекс, коды ГАР(ФИАС).
«Дадата» берет данные из официальных справочников, поэтому в реквизитах нет ошибок.
Если контрагент изменит юридический адрес, свежая информация появится в ЕГРЮЛ, а значит, в «Дадате» и договоре в «Комбинаторе». Менеджер укажет правильный адрес в документе и без проблем подпишет договор.
Как подключить «Комбинатор» и «Дадату»
Нужно создать аккаунты в «Комбинаторе» и «Дадате», а затем связать сервисы. Ребята описали весь процесс в подробной инструкции по настройке.
Чтобы «Подсказки» «Дадаты» работали в «Комбинаторе», понадобится API-ключ — это такой пароль, который получают зарегистрированные пользователи. Без ключа ничего не выйдет.
Если вы уже регистрировались в «Дадате», то получали API-ключ. Он лежит в секции «Почта, ключи, деньги» личного кабинета. Если аккаунта нет, нужно его создать — кликнуть на кнопку «Войти» на сайте «Дадаты» и заполнить форму регистрации. Это бесплатно.
