Интеграция «Дадаты» в Doczilla Pro: как крупным компаниям готовить договоры без ошибок за 8 минут

«Дадата» находит реквизиты компаний и банков, а Doczilla подставляет их в правильные места документа. В результате менеджеры составляют договоры в несколько кликов и быстрее закрывают сделки.

Большие компании готовят документы часами, затягивают сделки и теряют клиентов из-за опечаток

Представьте банк, страховую, ритейлера, застройщика или оператора сотовой связи. Такие организации заключают сотни договоров в день. 

Обычно документы готовят юристы, делопроизводители или менеджеры по продажам — часто по старинке, вручную.

Например, юристы составляют текстовые шаблоны договоров в «Ворде» и складывают на диске. Менеджер находит нужный шаблон, редактирует, согласовывает с руководителем и юристами по почте, а затем отправляет клиенту. Если клиент вносит правки, всё повторяют.

Процесс кажется простым, но на деле юристы скучают, договоры согласуют месяцами, сделки откладываются или срываются.

40 минут в среднем тратят сотрудники, чтобы подготовить документ

Сотрудники часами собирают первичные версии договоров. Так происходит из-за ручных однотипных действий. Для каждого клиента или контрагента:

  • ищут на диске нужный шаблон договора;
  • ищут реквизиты организации и ее банка;
  • вставляют реквизиты в договор — везде, где требуется;
  • копируют согласованные условия сделки из CRM или ERP;
  • расставляют в правильных падежах ФИО человека, который подписывает договор с противоположной стороны.

Менеджеры заполняют документы вручную, поэтому ошибаются. Например, пропускают буквы в названиях контрагентов, подставляют ФИО руководителей в неправильных падежах, путают цифры в ИНН. В результате компания может потерять клиента.

На встречу менеджер привозит документ с ошибками — такой нельзя подписывать. Теперь встреча не имеет смысла, сделку откладывают или отменяют.

Юристы вычитывают договоры за менеджерами, но пропускают ошибки. Даже опытный специалист не заметит опечатку в документе на 50 страниц.

Менеджер запутался в падежах, а юрист не заметил опечатку. Теперь договор не подпишут

Менеджеры отправляют клиентам неактуальные версии документов. Договоры пересылают по электронной почте. А в длинной переписке трудно разобраться, какая версия договора последняя: непонятно, кто и когда вносил правки в вордовский файл.

Менеджер запутался в версиях договоров и отправил клиенту документ, который не согласовали юристы. Клиент внес правки, договор снова показали юристам, и те заметили, что предыдущие замечания не учли. Приходится заново согласовывать договор и с юристами, и с клиентом. Это затягивает сделку.

Doczilla Pro автоматизирует работу с документами и снижает риск ошибок

Doczilla Pro — платформа, в которой работают с документами: создают, хранят, согласовывают и отслеживают изменения.

В Doczilla юристы тоже готовят шаблоны договоров — только не текстовые файлы в «Ворде», а интерактивные анкеты с вопросами. Менеджеру достаточно ответить на вопросы формы, и Doczilla автоматически сформирует документ. Так быстрее, чем копипастить реквизиты и условия из одного договора в другой.

В анкете менеджер вводит наименование компании, и оно автоматически появляется в документе

Благодаря интерактивным шаблонам сотрудники не ошибаются в формулировках и падежах. Поэтому юристы вовсе не участвуют в цепочке согласования — нет нужды вычитывать каждую букву в документе. Так договоры быстрее отправляют клиенту и заключают сделку.

Например, юрист прописал в шаблоне: после слов «в лице директора» поставить ФИО в родительном падеже. Когда менеджер заполнит имя директора, Doczilla автоматически просклоняет ФИО в договоре — «в лице директора Иванова Ивана Ивановича».

Менеджер один раз заполняет ФИО в анкете — в именительном падеже. Doczilla расставляет ФИО в нужных падежах по всему документу

Менеджер не может изменить текст шаблона, только ответить на вопросы в анкете. Поэтому юристы спокойны — шаблон остается актуальным.

В Doczilla Pro сотрудники видят, кто работал с документом, когда и как его изменял. Так менеджер не запутается в версиях договора и, например, не отправит клиенту документ, который не согласовали юристы.

Менеджер видит версии документов и комментарии к ним, а значит, не пропустит правки юриста

Для скорости данные в шаблон подставляют автоматически:

  • из внутренних справочников в Doczilla Pro. Туда клиенты загружают, например, внутренние базы контрагентов с реквизитами. Обычно процессом руководит отдельный человек — аналитик. При этом важно следить, чтобы данные в справочнике были актуальными и без ошибок;
  • напрямую из ERP, CRM, СЭД (Oracle, SAP, 1C). Например, из CRM в договор подставляют сумму и предмет сделки.

Благодаря интеграции c «Дадатой» клиенты Doczilla Pro заполняют документы в пять раз быстрее и без опечаток

В Doczilla Pro работают «Подсказки» «Дадаты». С ними менеджеры и юристы быстрее заполняют данные о клиентах и контрагентах — без аналитиков, интеграций с CRM или ERP и внутренних справочников.

В анкете сотрудник вводит, например, название компании, и «Дадата» находит ее реквизиты. Doczilla же автоматически расставляет реквизиты в правильных местах документа. Такая вот синергия.

Осталось заполнить расчетные счета организаций

Клиентам доступны три варианта «Подсказок»:

  • по организациям. «Дадата» по ИНН, наименованию или ОГРН подтягивает информацию о контрагенте из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Doczilla Pro автоматически заполняет реквизиты, учредителей и руководителей;
  • по банкам. По любому из идентификаторов банка — БИК, SWIFT, ИНН, КПП или регистрационному номеру — «Дадата» находит информацию о банке в Справочнике БИК Банка России. Doczilla Pro автоматически заполняет реквизиты банка, корр. счёт и адрес;
  • по адресам. «Дадата» находит информацию об адресе в ФИАС — справочнике адресов налоговой. Doczilla подставляет в документ адрес без ошибок, индекс, федеральный округ, код ФИАС, код КЛАДР, тип региона и регион.

«Дадата» берет данные из официальных справочников, поэтому в реквизитах нет ошибок.

Если контрагент изменит юридический адрес, свежая информация появится в ЕГРЮЛ, а значит, в «Дадате». Так менеджер подставит правильный адрес в договор.

С интеграцией сотрудники заполняют документы в пять раз быстрее — за 8 минут вместо 40. Ведь менеджеры заполняют реквизиты компаний и банков в один клик, а юристы — не перепроверяют данные. Ребята из Doczilla говорят, что на пилотных проектах некоторые типы документов готовили в 12 раз быстрее.

8 минут в среднем тратят с «Дадатой», чтобы подготовить документ

«Дадата» — важная фича на пресейле. Мы показательно вводим ИНН в договор, и половина документа заполняется автоматически. Клиенты в восторге.

Александр Новиков, 
старший digital-маркетолог Doczilla

Подключить Doczilla Pro и «Дадату»

Doczilla Pro пригодится компаниям, которые готовят от 100 типовых документов в год. В стоимость уже входит «Легкий» тариф «Дадаты». Чтобы подключить сервис, нужно записаться на демо. Ребята подробнее расскажут о Doczilla Pro и покажут, как работает интеграция с нашими «Подсказками».

А если вы не готовите договоры, можно подключить «Подсказки» к формам на сайте, в приложении, CRM или CMS. Сервис исправит и дополнит данные, которые вводят клиенты. Так контакты сразу попадают в базу без ошибок и в едином формате: не придется перепроверять их вручную. А еще с «Подсказками» люди вводят данные на 300% быстрее, поэтому заполняют формы без раздражения и реже бросают.

Главное за месяц
у вас на почте

Раз в месяц пришлем на почту лучшие статьи блога и главные обновления «Дадаты». Так вы не пропустите ничего важного. Без спама.
Читайте статьи там, где удобно

Статьи по теме

Четыре стандартные задачи на сайте, которые в Catsby Family решают с помощью сервисов «Дадаты»

Кейсыосновы

Четыре стандартные задачи на сайте, которые в Catsby Family решают с помощью сервисов «Дадаты»

В Catsby Family используют сервисы «Дадаты» с первого дня работы. C ними менеджеры быстрее передают заказы курьерам, компания получает больше отзывов, а покупатели из Москвы и Санкт-Петербурга оплачивают товары при получении.

Интеграция «Дадаты» в Doczilla Pro: как крупным компаниям  готовить договоры без ошибок за 8 минут

Кейсыосновы

Интеграция «Дадаты» в Doczilla Pro: как крупным компаниям готовить договоры без ошибок за 8 минут

«Дадата» находит реквизиты компаний и банков, а Doczilla подставляет их в правильные места документа. В результате менеджеры составляют договоры в несколько кликов и быстрее закрывают сделки.