Интеграция «Дадаты» в Doczilla Pro: как крупным компаниям готовить договоры без ошибок за 8 минут
«Дадата» находит реквизиты компаний и банков, а Doczilla подставляет их в правильные места документа. В результате менеджеры составляют договоры в несколько кликов и быстрее закрывают сделки.
- Большие компании готовят документы часами, затягивают сделки и теряют клиентов из-за опечаток
- Doczilla Pro автоматизирует работу с документами и снижает риск ошибок
- Благодаря интеграции c «Дадатой» клиенты Doczilla Pro заполняют документы в пять раз быстрее и без опечаток
- Подключить Doczilla Pro и «Дадату»
Большие компании готовят документы часами, затягивают сделки и теряют клиентов из-за опечаток
Представьте банк, страховую, ритейлера, застройщика или оператора сотовой связи. Такие организации заключают сотни договоров в день.
Обычно документы готовят юристы, делопроизводители или менеджеры по продажам — часто по старинке, вручную.
Например, юристы составляют текстовые шаблоны договоров в «Ворде» и складывают на диске. Менеджер находит нужный шаблон, редактирует, согласовывает с руководителем и юристами по почте, а затем отправляет клиенту. Если клиент вносит правки, всё повторяют.
Процесс кажется простым, но на деле юристы скучают, договоры согласуют месяцами, сделки откладываются или срываются.
Сотрудники часами собирают первичные версии договоров. Так происходит из-за ручных однотипных действий. Для каждого клиента или контрагента:
- ищут на диске нужный шаблон договора;
- ищут реквизиты организации и ее банка;
- вставляют реквизиты в договор — везде, где требуется;
- копируют согласованные условия сделки из CRM или ERP;
- расставляют в правильных падежах ФИО человека, который подписывает договор с противоположной стороны.
Менеджеры заполняют документы вручную, поэтому ошибаются. Например, пропускают буквы в названиях контрагентов, подставляют ФИО руководителей в неправильных падежах, путают цифры в ИНН. В результате компания может потерять клиента.
На встречу менеджер привозит документ с ошибками — такой нельзя подписывать. Теперь встреча не имеет смысла, сделку откладывают или отменяют.
Юристы вычитывают договоры за менеджерами, но пропускают ошибки. Даже опытный специалист не заметит опечатку в документе на 50 страниц.
Менеджеры отправляют клиентам неактуальные версии документов. Договоры пересылают по электронной почте. А в длинной переписке трудно разобраться, какая версия договора последняя: непонятно, кто и когда вносил правки в вордовский файл.
Менеджер запутался в версиях договоров и отправил клиенту документ, который не согласовали юристы. Клиент внес правки, договор снова показали юристам, и те заметили, что предыдущие замечания не учли. Приходится заново согласовывать договор и с юристами, и с клиентом. Это затягивает сделку.
Doczilla Pro автоматизирует работу с документами и снижает риск ошибок
Doczilla Pro — платформа, в которой работают с документами: создают, хранят, согласовывают и отслеживают изменения.
В Doczilla юристы тоже готовят шаблоны договоров — только не текстовые файлы в «Ворде», а интерактивные анкеты с вопросами. Менеджеру достаточно ответить на вопросы формы, и Doczilla автоматически сформирует документ. Так быстрее, чем копипастить реквизиты и условия из одного договора в другой.
Благодаря интерактивным шаблонам сотрудники не ошибаются в формулировках и падежах. Поэтому юристы вовсе не участвуют в цепочке согласования — нет нужды вычитывать каждую букву в документе. Так договоры быстрее отправляют клиенту и заключают сделку.
Например, юрист прописал в шаблоне: после слов «в лице директора» поставить ФИО в родительном падеже. Когда менеджер заполнит имя директора, Doczilla автоматически просклоняет ФИО в договоре — «в лице директора Иванова Ивана Ивановича».
Менеджер не может изменить текст шаблона, только ответить на вопросы в анкете. Поэтому юристы спокойны — шаблон остается актуальным.
В Doczilla Pro сотрудники видят, кто работал с документом, когда и как его изменял. Так менеджер не запутается в версиях договора и, например, не отправит клиенту документ, который не согласовали юристы.
Для скорости данные в шаблон подставляют автоматически:
- из внутренних справочников в Doczilla Pro. Туда клиенты загружают, например, внутренние базы контрагентов с реквизитами. Обычно процессом руководит отдельный человек — аналитик. При этом важно следить, чтобы данные в справочнике были актуальными и без ошибок;
- напрямую из ERP, CRM, СЭД (Oracle, SAP, 1C). Например, из CRM в договор подставляют сумму и предмет сделки.
Благодаря интеграции c «Дадатой» клиенты Doczilla Pro заполняют документы в пять раз быстрее и без опечаток
В Doczilla Pro работают «Подсказки» «Дадаты». С ними менеджеры и юристы быстрее заполняют данные о клиентах и контрагентах — без аналитиков, интеграций с CRM или ERP и внутренних справочников.
В анкете сотрудник вводит, например, название компании, и «Дадата» находит ее реквизиты. Doczilla же автоматически расставляет реквизиты в правильных местах документа. Такая вот синергия.
Клиентам доступны три варианта «Подсказок»:
- по организациям. «Дадата» по ИНН, наименованию или ОГРН подтягивает информацию о контрагенте из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Doczilla Pro автоматически заполняет реквизиты, учредителей и руководителей;
- по банкам. По любому из идентификаторов банка — БИК, SWIFT, ИНН, КПП или регистрационному номеру — «Дадата» находит информацию о банке в Справочнике БИК Банка России. Doczilla Pro автоматически заполняет реквизиты банка, корр. счёт и адрес;
- по адресам. «Дадата» находит информацию об адресе в ФИАС — справочнике адресов налоговой. Doczilla подставляет в документ адрес без ошибок, индекс, федеральный округ, код ФИАС, код КЛАДР, тип региона и регион.
«Дадата» берет данные из официальных справочников, поэтому в реквизитах нет ошибок.
Если контрагент изменит юридический адрес, свежая информация появится в ЕГРЮЛ, а значит, в «Дадате». Так менеджер подставит правильный адрес в договор.
С интеграцией сотрудники заполняют документы в пять раз быстрее — за 8 минут вместо 40. Ведь менеджеры заполняют реквизиты компаний и банков в один клик, а юристы — не перепроверяют данные. Ребята из Doczilla говорят, что на пилотных проектах некоторые типы документов готовили в 12 раз быстрее.
«Дадата» — важная фича на пресейле. Мы показательно вводим ИНН в договор, и половина документа заполняется автоматически. Клиенты в восторге.
Подключить Doczilla Pro и «Дадату»
Doczilla Pro пригодится компаниям, которые готовят от 100 типовых документов в год. В стоимость уже входит «Легкий» тариф «Дадаты». Чтобы подключить сервис, нужно записаться на демо. Ребята подробнее расскажут о Doczilla Pro и покажут, как работает интеграция с нашими «Подсказками».
А если вы не готовите договоры, можно подключить «Подсказки» к формам на сайте, в приложении, CRM или CMS. Сервис исправит и дополнит данные, которые вводят клиенты. Так контакты сразу попадают в базу без ошибок и в едином формате: не придется перепроверять их вручную. А еще с «Подсказками» люди вводят данные на 300% быстрее, поэтому заполняют формы без раздражения и реже бросают.
