20 → 2 мин на проверку «первички». Альфа-Лизинг сделал AI-портал, который автоматизирует работу бухгалтеров

Герой статьи — ГК «Альфа-Лизинг». Компания более 28 лет создает лизинговые продукты, с которыми предприниматели могут освободить ресурсы на развитие своего бизнеса.

Задача. Речь в статье пойдет о специалистах отдела учета ОС розничного лизинга. Они вручную проверяли первичную документацию, прежде чем отразить факт хозяйственной операции в учетной системе. Обрабатывали 30-40 документов в день, на каждый из них тратили около 20 минут. В компании поставили задачу освободить специалистам время на другие задачи.

Решение. «Альфа-Лизинг» сделал AI-портал с Computer Use и скиллом обработки первичной документации. К порталу подключили «Дадату» в качестве источника актуальных реквизитов компаний. Использовали наш облачный MCP-сервер.  

Результат. Обработка «первички» теперь занимает пару минут. Специалист загружает скан документа в чат с нейросетью и пишет, например: «Обработай УПД». Получает готовый чек-лист выполненных проверок и отчет с данными, который можно сразу загружать в «1С». Одна такая обработка обходится компании в 13 ₽.

Бухгалтеры проверяют первичную документацию, прежде чем принимать ее к учету

«Альфа-Лизинг» передает автомобили, спецтехнику и оборудование в лизинг юридическим лицам. Каждая передача, выкуп, возврат, изъятие автомобиля или техники порождают первичную документацию: товарные накладные, счета-фактуры, акты приемки, УПД — универсальные передаточные документы.

Задача специалистов отдела учета ОС розничного лизинга — своевременно и корректно зафиксировать факт хозяйственной операции в системе учета. Это делают на основании первичных документов: вносят данные из них в «1С:ERP».

Прежде чем перенести сведения в учетную систему, бухгалтеры проверяют документы на ошибки. Это важно, чтобы избежать проблем:

• например, если в УПД неправильно рассчитали НДС, налоговая откажет в вычете, начислит пени и штраф 20% от неуплаченной суммы налога;
• если в УПД написали неверную дату, расход запишут в «чужой» период. Потом бухгалтеру придется подавать уточненную декларацию;
• если в счете указали неправильные реквизиты контрагента, оплата уйдет другому юрлицу. Еще возможны претензии по зеркальным документам, бухучету и налогам;
• расхождения между учетом и первичной документацией накажут штрафом в 5–20 тыс. ₽ по КоАП РФ.

Раньше специалисты вручную проверяли «первичку»

Раньше сотрудники «Альфа-Лизинга» вручную обрабатывали первичную документацию. За день проверяли 30-40 документов. На один документ порой тратили более 20 минут. 

Сложность заключается в том, что проверка условного УПД — процесс из десятка этапов. Нужно найти сведения о сделке во внутренних системах «Альфа-Лизинга», а затем внимательно сверить с информацией в самом документе. Например, для каждого УПД бухгалтеру приходилось:

• перепечатать данные со скана;
• найти договор в «1С» и убедиться, что в нем указаны те же юрлица, что в УПД. Заодно сравнить марку и модель авто;
• взять паспорт транспортного средства в CRM и сравнить VIN автомобиля;
• пересчитать цены и НДС;
• проверить актуальность реквизитов;
• сверить дату в УПД с датой реальной отгрузки;
• убедиться, что в УПД стоят подписи сторон;
• проверить прослеживаемость на сайте ФНС;
• подобрать классификатор основных фондов и амортизационную группу для бухучета.

Отдельно остановимся на том этапе, где бухгалтеры перепроверяли реквизиты контрагентов. 

Однако, лизинговую сделку заключают от нескольких часов до нескольких месяцев — за это время реквизиты в «1С» могут устареть. Например, компания может изменить юридический адрес или КПП. Тогда нужно как минимум внести актуальные реквизиты в «1С», а то и переделать исходный документ. Поэтому специалисты получали выписки о компаниях из ЕГРЮЛ и сверяли с реквизитами в «первичке».

В «Альфа-Лизинге» решили автоматизировать обработку первичной документации, чтобы оптимизировать время бухгалтерам

В «Альфа-Лизинге» подумали, что можно делегировать обработку первичной документации нейросетям. 

К этому моменту в корпоративном мессенджере компании уже работали классические ИИ-боты — чаты с нейросетью. Правда, в обработке первичной документации эти боты не особо помогали. Нейросеть, конечно, могла сверить одни данные с другими и выдать вердикт. Но сотруднику все равно приходилось самостоятельно присылать в чат с ИИ сведения из «1С», CRM и ЕГРЮЛ. 

Нужно было усовершенствовать чат с ИИ. Сделать так,  чтобы бухгалтер загружал, например, скан УПД, а нейросеть все делала сама: оцифровывала документ, находила нужные для проверки сведения в «1С» и CRM, получала актуальные реквизиты контрагента, все сверяла и показывала отчет.

Для автоматизации создали AI-портал с Computer Use и скиллом обработки УПД

Чтобы помочь сотрудникам с обработкой первичной документации, в «Альфа-Лизинге» сделали AI-портал с Computer Use. Помимо чата выдали нейросети целый компьютер, чтобы та самостоятельно заходила во внутренние системы, извлекала данные, сверяла и упаковывала результат работы в excel-файл. В общем, чтобы ИИ использовал компьютер, будто бухгалтер.

В качестве интерфейса взяли форк Open WebUI, который адаптировали под собственные требования:

Когда бухгалтер начинает чат на AI-портале, за кулисами разворачивается изолированный контейнер — выделенная виртуальная машина с операционной системой, браузером, инструментами. Среди таких инструментов — ERP, CRM и «Дадата».  

Контейнером управляет AI-агент, который использует одну из 80 LLM: от Claude Opus и локальной Qwen 3.5 до vision-моделей.

Обработку УПД упаковали в отдельный навык — скилл. Это такая пошаговая инструкция для нейросети:

Благодаря скиллу сотруднику не нужно каждый раз объяснять ИИ, как проверять документы. Достаточно загрузить скан в чат и написать, например: «Обработай УПД». В ответ нейросеть запустит «конвейер» из восьми шагов:

1. Прогонит скан через OCR, извлечет данные через Vision AI — собственную модель или модель «Яндекса» для сложных случаев с рукописным текстом.
2. Посчитает арифметику НДС.
3. Найдет договор в «1С:ERP».
4. Найдет VIN по четырем базам CRM.
5. Получит актуальные реквизиты контрагентов в «Дадате». Об этом еще ниже подробнее расскажем. 
6. Посмотрит прослеживаемость на сайте ФНС.
7. Подберет код ОКОФ для бухучета и амортизационную группу по актуальным классификаторам.
8. Сделает 30 разных проверок. 

Результат работы скилла — резюме: можно принимать документ к учету или нужно отправить его на доработку. Заодно ИИ присылает бухгалтеру excel-файл с данными для загрузки в «1С»:

Модели получают актуальные сведения о компаниях в «Дадате»

Модели обращаются к «Дадате» за актуальными реквизитами компаний. В запросе передают ИНН, который извлекли из документа на этапе OCR:

Интеграция работает и в чате Open WebUi, и доступна внутри контейнера Computer Use: можно обратиться к «Дадате» программно или из автономного агента типа Claude Code. Сам MCP доступен через единый шлюз LiteLLM, поэтому все AI-клиенты могут использовать его при необходимости.

ИИ сам решает, обращаться ли в «Дадату» — соотносит задачу с описанием инструментов. Но если задача многосоставная, в скилле прописывают, что нужно постучаться в «Дадату» за реквизитами. Например, в скилл обработки первичной документации «Дадату» записали одним из восьми этапов.

Реквизиты из «Дадаты» используют не только, чтобы проверять «первичку». Например, данные могут быть нужны, чтобы быстро заполнять документы. Однажды юристы в «Альфа-Лизинге» с помощью AI-портала и «Дадаты» подготовили 1000 юридических заявлений. Потратили на это 10-20 минут, а без нейросетей процесс занял бы два месяца.  

«Дадату» выбрали в качестве источника данных по трем причинам:

1. В компании хорошо знакомы с сервисом, используют наши инструменты с 2018 года.
2. «Дадата» каждый день обновляет справочники — получает свежие реквизиты компаний от ФНС. Это важно, чтобы не принять к учету документ с устаревшими реквизитами.
3. Лимиты запросов выше, чем у аналогов. Например, реквизиты 10 000 компаний в день можно получать бесплатно.

Результат

Теперь на обработку первичной документации бухгалтеры тратят меньше сил: вместо 20 минут ручной работы достаточно загрузить скан документа и подождать пару минут. Одна такая проверка обходится в 13 ₽. В день специалисты обрабатывают те же 30-40 документов, что и раньше, зато у них освободилось время на другие задачи. 

Следующий шаг — обработка первичной документации без участия людей: агент в N8N будет сам принимать документы, проверять и загружать в «1С».